Twój cyfrowy aplikant notarialny. Ty sporządzasz akt — on przygotowuje projekt i sprawdza dokumenty.
Komplet dokumentów do czynności trafia do folderu na komputerze kancelarii. Aplikant robi checklistę braków, wyciąga dane do komparycji, sprawdza spójność księgi wieczystej, ewidencji i dokumentów stron i przygotowuje projekt aktu w stylu Twojej kancelarii. Akt odczytujesz i podpisujesz Ty. Dane nie opuszczają kancelarii.
Wersja dla notariuszy w przygotowaniu — szukamy 3 kancelarii do pilotażuPodział ról wprost z ustawy
Nie wymyślamy roli dla AI — bierzemy ją z Prawa o notariacie. Aplikant notarialny może sporządzać projekty aktów (art. 22a w zw. z art. 79 pkt 8), ale aktu nigdy (art. 79 pkt 1). Akt odczytuje notariusz i sam musi się przekonać, że strony rozumieją jego treść (art. 94 § 1).
Projekt, dane, weryfikacja
Czyta cały komplet dokumentów, wypisuje dane stron i nieruchomości ze wskazaniem źródła, porównuje je między dokumentami, wskazuje braki i składa projekt aktu według wzorca kancelarii. Każda liczba ma wskazane skąd pochodzi; brak danych to jawny znacznik, nie zgadywanie.
Akt, odczytanie, podpis
Ocenia zdolność i wolę stron, decyduje o kwalifikacji czynności i podatku, odczytuje akt, podpisuje, składa wniosek wieczystoksięgowy i wpisy do rejestrów — z kwalifikowanym podpisem, w swoim dotychczasowym systemie. Za projekt odpowiada tak, jak za pracę aplikanta (art. 22a § 4).
Co robi cyfrowy aplikant przed aktem
Cztery akcje jednym przyciskiem — plus pole własnego polecenia na komplecie dokumentów. Wszystko na tym samym mechanizmie, który dziś pisze pisma procesowe: folder = czynność, lokalna pseudonimizacja, dziennik audytu.
Checklista dokumentów
Dla typu czynności (sprzedaż lokalu, działka, spółdzielcze, darowizna, poświadczenie dziedziczenia, pełnomocnictwo, umowa majątkowa, spółka): co jest w folderze, czego brakuje — z regułami, które zmieniają się w czasie, np. zaświadczenie z urzędu skarbowego po zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn z lipca 2025 czy weryfikacja zastrzeżenia PESEL. Wynik: lista braków do wysłania stronom.
Dane do komparycji
Imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, dokument tożsamości, adres, stan cywilny; dla spółek KRS, NIP, REGON i reprezentacja — wyciągnięte z dokumentów, które kancelaria już posiada, w formie tabeli z podanym źródłem. Sumy kontrolne PESEL, NIP, REGON i numerów KW sprawdzane w kodzie.
Sprawdzenie spójności
Księga wieczysta (działy I–IV) ↔ wypis z ewidencji gruntów ↔ podstawa nabycia ↔ umowa przedwstępna ↔ dowody ↔ zaświadczenia. Numery działek po podziałach, powierzchnie, właściciele i udziały, obciążenia i wzmianki, cena i terminy. Wynik: raport rozbieżności z cytowaniem dokumentu — bo to właśnie tam powstają najczęstsze błędy w aktach.
Projekt aktu wg wzorca kancelarii
Zbudowany z 2–3 Twoich własnych aktów: komparycja, formuła tożsamości, stan prawny z powołaniem dokumentów, wykaz okazanych dokumentów, treść czynności z kwotami cyframi i słownie, pouczenia, wniosek wieczystoksięgowy, podatki. Eksport do .docx — do wklejenia w Twój program.
Dlaczego lokalnie — u notariusza to nie detal
W jednym dossier są PESEL-e, dowody, stan cywilny, majątek i kredyty stron. Tajemnica notarialna (art. 18 Prawa o notariacie) i Kodeks Etyki Zawodowej Notariusza (§ 21–23: bezpieczne przechowywanie dokumentacji, tajemnica obejmuje pracowników) nie zostawiają miejsca na „wgraj do chmury i zobaczymy”.
- Dane nie opuszczają kancelarii. Aplikacja działa na Twoim komputerze; producent nie przechowuje dokumentów i nie jest podmiotem przetwarzającym.
- Pseudonimizacja przed wysłaniem. Nazwiska, PESEL, adresy i numery dowodów zastępowane tokenami, zanim cokolwiek trafi do modelu AI; mapa podmian zostaje na dysku. Numery KW, działek, powierzchnie i kwoty pozostają jawne — są potrzebne do porównań, a bez nazwisk nie identyfikują osoby.
- Własny klucz API kancelarii na warunkach komercyjnych: umowa powierzenia (DPA), zakaz trenowania na danych, retencja 30 dni lub zero.
- Dziennik audytu każdej akcji: kto, kiedy, jakie dokumenty, jaki model, jaki koszt — odpowiedź na pytanie o audyt procesów AI, które padło na konferencji KRN w grudniu 2024.
- Żadnego dodatkowego skanowania dowodów. Narzędzie pracuje na tym, co kancelaria już legalnie ma — zgodnie ze stanowiskiem UODO z 2019 r. o kopiowaniu dokumentów tożsamości wyłącznie w celach AML.
Źródło: statystyki KRN za 2025 r. i raport KRN „20 lat bez wzrostu płac” (grudzień 2025). Dla ponad połowy kancelarii cyfrowy aplikant to aplikant, na którego dotąd nie było stać.
Granice, które stawiamy sobie sami
- Nie sporządza aktu, nie odczytuje, nie podpisuje — to wyłącznie notariusz (art. 79 pkt 1, art. 94).
- Nie ocenia zdolności do czynności ani woli stron — art. 94 § 1 mówi wprost, kto ma się o tym przekonać.
- Nie loguje się do EKW, CREWAN, Rejestru Spadkowego, GIIF ani e-Urzędu Skarbowego — to Twój certyfikat i Twój system; aplikant czyta wydruki EKW jako PDF, z datą i sygnaturą pobrania.
- Nie zastępuje repertorium ani programu do aktów (RejNET, Notaris, Kancelaria Notarialna) — działa obok, wynik trafia do nich przez .docx.
- Nie decyduje o kwalifikacji podatkowej (VAT czy PCC, zwolnienia, grupa podatkowa) ani o wysokości taksy — może zaproponować podstawę i pokazać wyliczenie, decyduje notariusz.
- Nie wyszukuje orzecznictwa i niczego nie zmyśla — brak danych w dokumentach to jawny znacznik do uzupełnienia.
Jak to wygląda w praktyce
Folder = czynność
Przeciągasz dokumenty od stron, wydruki EKW, wypis z ewidencji, zaświadczenia, umowę przedwstępną. Skany i zdjęcia są czytane lokalnie (OCR na Twoim komputerze).
Akcja jednym przyciskiem
Checklista → dane do komparycji → sprawdzenie spójności → projekt aktu. Każdy wynik z cytowaniem dokumentu i wpisem w dzienniku audytu.
.docx do Twojego programu
Projekt i raport rozbieżności w Wordzie, ze stopką „PROJEKT — do odczytania i weryfikacji przez notariusza”. Dalej wszystko po staremu: repertorium, wniosek KW, rejestry.
Czy KRN rekomenduje jakieś narzędzie AI? Nie — bo nie wydała żadnych rekomendacji.
Krajowa Rada Notarialna nie opublikowała dotąd zasad korzystania z AI (stan: wrzesień 2026) — w przeciwieństwie do KIRP (22 rekomendacje, 2025) i NRA (nowy § 23e etyki adwokackiej, czerwiec 2026). Żadne narzędzie nie ma więc rekomendacji samorządu notarialnego, my też nie. Projektujemy w duchu tego, co mówi prezes KRN: AI ma „ułatwiać procedury”, a nie zastępować notariusza.
Na rynku są już narzędzia dla notariuszy — programy do aktów i repertorium (RejNET, Notaris, Kancelaria Notarialna), lokalny Samopis, chmurowe Notarly, a także iRejent DocAI w pilotażu z kilkudziesięcioma notariuszami. Nie konkurujemy z repertorium ani z systemami wymagającymi kwalifikowanego podpisu. Nasza luka to warstwa „przed aktem”: praca na całym komplecie dokumentów, sprawdzanie ich spójności i projekt w stylu konkretnej kancelarii — bez pośrednika przy danych.
Pilotaż dla trzech kancelarii
Wersja notarialna powstaje na tym samym silniku, który dziś pisze pisma procesowe; zestaw akcji, checklisty i walidatory budujemy razem z pierwszymi kancelariami. Bez obietnic terminów — z uczciwym harmonogramem po pierwszej rozmowie.
- Rozmowa (1 h): jak wygląda u Ciebie droga od kompletu dokumentów do projektu; gdzie wychodzą rozbieżności; z czego korzystasz.
- Test na Twoich dokumentach: 2–3 zanonimizowane komplety (np. sprzedaż lokalu, działka po podziale, poświadczenie dziedziczenia) — mierzymy liczbę wykrytych rozbieżności i czas do projektu.
- Wzorzec kancelarii: z Twoich aktów budujemy pierwszy skill projektu aktu — „Twój osobisty szablon”.
- Warunki pilotażowe: koszt AI w czasie testów po naszej stronie, na warunkach komercyjnych z umową powierzenia — bez zakładania konta na start.
Najczęstsze pytania
Czy Cyfrowy Aplikant sporządza akt notarialny?
Nie. Aplikant przygotowuje projekt — dokładnie tak, jak ustawa pozwala aplikantowi notarialnemu (art. 22a w zw. z art. 79 pkt 8 Prawa o notariacie). Akt sporządza, odczytuje i podpisuje wyłącznie notariusz (art. 94), który sam musi się przekonać, że strony rozumieją jego treść. Narzędzie nie ocenia zdolności do czynności ani woli stron i niczego nie podpisuje.
Czy dane z dokumentów klientów trafiają na jakiś serwer?
Nie na serwer producenta — aplikacja działa na komputerze kancelarii, a dossier zostaje u Ciebie. Do modelu AI trafia wyłącznie tekst z pseudonimizowanymi danymi osobowymi (nazwiska, PESEL, adresy i numery dowodów są zastępowane tokenami, a mapa podmian nie opuszcza komputera), przez własny klucz API kancelarii na warunkach komercyjnych: umowa powierzenia (DPA), zakaz trenowania na danych. Numery KW, działek, powierzchnie i kwoty pozostają jawne, bo są potrzebne do porównań między dokumentami, a po odcięciu nazwisk nie identyfikują osoby.
Czy to zastępuje mój program do aktów (RejNET, Notaris, Kancelaria Notarialna)?
Nie i nie ma takiej ambicji. Repertorium, wnioski KW, CREWAN, Rejestr Spadkowy, GIIF i e-Urząd Skarbowy wymagają kwalifikowanego podpisu i są obsługiwane przez Twój dotychczasowy system. Cyfrowy Aplikant działa w warstwie „przed aktem”: checklista dokumentów, dane do komparycji, sprawdzenie spójności, projekt aktu w .docx — który wklejasz do swojego programu.
Czy Krajowa Rada Notarialna rekomenduje to narzędzie?
Nie — i uczciwie: KRN nie wydała dotąd żadnych rekomendacji dotyczących sztucznej inteligencji (stan: wrzesień 2026), więc żadne narzędzie nie ma takiej rekomendacji. Projektujemy w duchu wypowiedzi prezesa KRN, że AI ma „ułatwiać procedury”, a nie zastępować notariusza, oraz na podstawie art. 18 (tajemnica notarialna), art. 49 (odpowiedzialność ze szczególną starannością) i § 21–23 Kodeksu Etyki Zawodowej Notariusza — a przez analogię również rekomendacji KIRP i zasad NRA dotyczących AI.
Skąd pewność, że numery KW, PESEL i kwoty w projekcie są poprawne?
Z tego, że nie ufamy w cyfrach ani OCR, ani modelowi. Każda dana w projekcie ma wskazane źródło (dokument i strona), sumy kontrolne PESEL, NIP, REGON i numerów ksiąg wieczystych są sprawdzane w kodzie, a ta sama dana występująca w dwóch dokumentach jest porównywana. Gdy czegoś brakuje albo dokumenty są rozbieżne, projekt dostaje jawny znacznik do uzupełnienia, a raport spójności pokazuje różnicę — zamiast cichego zgadywania.
Źródła (dostęp: 13 września 2026)
- Ustawa z 14.02.1991 r. – Prawo o notariacie: art. 2, 18, 22a, 49, 79, 85, 85a, 92–94.
- Kodeks Etyki Zawodowej Notariusza (uchwała KRN nr VII/21/2011), § 21–24.
- KRN: „W 2025 roku 4 297 notariuszy prowadziło 3 507 kancelarii”; „Jakich czynności notariusze dokonywali najczęściej w 2025 r.”; raport „20 lat bez wzrostu płac” (12.2025) — krn.org.pl.
- Wywiad z prezesem KRN A. Szymańskim (prawo.pl, 03.06.2026); relacja z konferencji KRN o AI (prawo.pl, 12.2024).
- Stanowisko UODO z 11.07.2019 r. o kopiowaniu dokumentów tożsamości przez notariuszy.
- Rekomendacje KIRP dot. AI (2025); zmiany Zbioru Zasad Etyki Adwokackiej — § 23e (NRA, 06.2026).
- Ustawa o podatku od spadków i darowizn, art. 19 ust. 7 (od 13.07.2025); rozporządzenie MS w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1566).
- Narzędzia: samopis.pl, i-rejent.pl, notarly.pl, rejnet.pl, notaris.pl, wolterskluwer.com.
Materiał ma charakter informacyjny; wersja dla notariuszy jest w przygotowaniu, a jej zakres może się zmienić po pilotażu. Nazwy i znaki towarowe należą do ich właścicieli. To nie jest porada prawna ani oferta w rozumieniu art. 66 k.c. Projekt aktu przygotowany przez narzędzie zawsze wymaga odczytania, weryfikacji i sporządzenia aktu przez notariusza.