Cyfrowy Aplikant a rekomendacje KIRP

Na warsztacie wdrożeniowym ustalamy, do czego kancelaria używa narzędzia (repliki, analiza akt, chronologia, wnioski) — akcje jednym przyciskiem odpowiadają zdefiniowanym celom.

Przetwarzanie tekstu odbywa się lokalnie na komputerze; do modelu trafiają dane po pseudonimizacji. Dziennik audytu rejestruje, jakim modelem i kiedy.

Konfigurujemy konto API na warunkach komercyjnych wraz z kompletem dokumentów (w tym umowa powierzenia / DPA).

Praca lokalna + pseudonimizacja przed wysłaniem; warunki komercyjne z zakazem trenowania na danych i krótką retencją. Mapa podmian zostaje w kancelarii.

Ocena praw do materiałów wprowadzanych do narzędzia pozostaje po stronie radcy. Narzędzie nie przekazuje praw do danych podmiotom trzecim.

Weryfikujemy warunki dostawcy pod kątem zobowiązań dotyczących zawartości wyjściowej; zakres ochrony zależy od umowy dostawcy modelu.

Pseudonimizacja ogranicza zakres danych osobowych trafiających do modelu; na wdrożeniu ustalamy rolę dostawcy (podmiot przetwarzający), DPA i kwestie transferów.

Instalacja lokalna — dokumenty nie trafiają na serwery producenta. Konfiguracja i instrukcje dla zespołu są częścią wdrożenia.

Akcje jednym przyciskiem to zdefiniowane, powtarzalne przepływy pracy na całych aktach — bez ręcznego promptowania (choć własny prompt pozostaje możliwy).

Sprawy jako foldery na dysku i eksport pism do .docx w szablonie kancelarii wpisują się w istniejący obieg dokumentów.

Zamiast trenowania na danych klientów — szablony ze stylu kancelarii i baza wiedzy budowana lokalnie z komentarzy, bez wynoszenia danych.

Sprawdzenie, czy umowy z klientami nie ograniczają użycia AI, należy do radcy prawnego przy przyjmowaniu zlecenia.

Decyzja należy do mecenasa (wg ryzyka sprawy). Narzędzie wspiera transparentność — dziennik audytu pokazuje, co i kiedy zostało wysłane.

Ocena, kiedy potrzebna jest zgoda klienta, pozostaje po stronie radcy. Brak trenowania na danych klientów zmniejsza liczbę przypadków wymagających zgody.

Model rozliczeń z klientem ustala kancelaria. Narzędzie skraca czas pracy (2–4 h → 15 min), co można uwzględnić w rozliczeniu.

Każdy projekt oznaczony adnotacją „projekt — wymaga weryfikacji prawnika"; ostatnie słowo należy do mecenasa. Zasady i instrukcje powstają na wdrożeniu.

Wdrożenie obejmuje przeszkolenie zespołu z bezpiecznej pracy z AI przed rozpoczęciem korzystania z narzędzia.

W ramach opieki dostarczamy aktualizacje aplikacji i szablonów oraz zbieramy uwagi z użycia.

Monitoring zmian w rekomendacjach samorządów i warunkach dostawców AI, z sygnalizacją, co wymaga aktualizacji po stronie kancelarii.

Konsultacje przy nowych typach pism i wsparcie zespołu w miarę rozwoju narzędzia i pojawiania się nowych funkcji.

Baza wiedzy per sprawa i ogólnokancelaryjna, budowana z komentarzy i przechowywana jako foldery na dysku kancelarii — zgodnie z zaleceniem bezpiecznej lokalizacji bazy w infrastrukturze organizacji.

Dziennik audytu wspiera wykrywanie i dokumentowanie zdarzeń; procedurę reagowania na incydenty wdraża kancelaria.